Obrigatoriedade do Arquivamento de Documentos Fiscais

As notas fiscais são documentos extremamente importantes para as empresas, pois servem como comprovação das obrigações da empresa junto ao Fisco. Por este motivo, os arquivos XML das Notas Fiscais devem ser guardados por 5 anos. Essa obrigatoriedade se aplica tanto ao contribuinte emitente quanto ao destinatário das notas.

Por que o Arquivamento é Importante?

  • Atendimento às Fiscalizações: Durante o período de 5 anos, o Fisco pode solicitar os documentos fiscais. Caso a empresa não possua as notas solicitadas, ela poderá ser autuada.
  • Garantia de Cumprimento das Obrigações: O arquivamento correto dos documentos fiscais é uma forma de garantir que a empresa está cumprindo suas obrigações legais.

Norma Regulamentadora

Decreto Nº 45490 de 30/11/2020 estabelece as regras para o arquivamento de documentos fiscais. Vejamos o que diz a norma:

  • Art. 202: Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e outros documentos relacionados ao imposto, devem ser conservados por, no mínimo, 5 anos. Mesmo em caso de processos pendentes, esses documentos devem ser mantidos até a decisão definitiva, mesmo que essa decisão ocorra após o prazo de 5 anos.
  • Art. 203: O destinatário da mercadoria ou serviço é obrigado a exigir documento fiscal hábil, com todos os requisitos legais, sempre que a emissão for obrigatória.

Dissolução de Sociedade

Em caso de dissolução de sociedade, as normas que regulam a guarda e conservação dos documentos relativos aos negócios sociais devem ser observadas quanto aos documentos relacionados ao imposto.

Fusão, Incorporação e Outras Situações

Na hipótese de fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição, o novo titular do estabelecimento deverá comunicar à Secretaria da Fazenda, na forma por ela estabelecida, até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência, a transferência, para o seu nome, dos livros fiscais em uso. Além disso, o novo titular assume a responsabilidade por:

  1. Guarda e Conservação: Os livros fiscais já encerrados, pertencentes ao estabelecimento.
  2. Substituição de Livros: Também assume a responsabilidade pela guarda, conservação e exibição ao Fisco dos livros fiscais substituídos nos termos do parágrafo anterior.

É permitida a adoção de livros novos em substituição aos que se encontram em uso.

Conclusão

O correto arquivamento dos documentos fiscais é fundamental para a conformidade legal das empresas. A Leymar, especializada em serviços contábeis, pode auxiliar nesse processo, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais.

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