Obrigatoriedade do Arquivamento de Documentos Fiscais

As notas fiscais são documentos extremamente importantes para as empresas, pois servem como comprovação das obrigações da empresa junto ao Fisco. Por este motivo, os arquivos XML das Notas Fiscais devem ser guardados por 5 anos. Essa obrigatoriedade se aplica tanto ao contribuinte emitente quanto ao destinatário das notas.

Por que o Arquivamento é Importante?

Norma Regulamentadora

Decreto Nº 45490 de 30/11/2020 estabelece as regras para o arquivamento de documentos fiscais. Vejamos o que diz a norma:

Dissolução de Sociedade

Em caso de dissolução de sociedade, as normas que regulam a guarda e conservação dos documentos relativos aos negócios sociais devem ser observadas quanto aos documentos relacionados ao imposto.

Fusão, Incorporação e Outras Situações

Na hipótese de fusão, incorporação, transformação, cisão ou aquisição, o novo titular do estabelecimento deverá comunicar à Secretaria da Fazenda, na forma por ela estabelecida, até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência, a transferência, para o seu nome, dos livros fiscais em uso. Além disso, o novo titular assume a responsabilidade por:

  1. Guarda e Conservação: Os livros fiscais já encerrados, pertencentes ao estabelecimento.
  2. Substituição de Livros: Também assume a responsabilidade pela guarda, conservação e exibição ao Fisco dos livros fiscais substituídos nos termos do parágrafo anterior.

É permitida a adoção de livros novos em substituição aos que se encontram em uso.

Conclusão

O correto arquivamento dos documentos fiscais é fundamental para a conformidade legal das empresas. A Leymar, especializada em serviços contábeis, pode auxiliar nesse processo, garantindo que sua empresa esteja em conformidade com as obrigações fiscais.

Sobre a Leymar

A Leymar é uma empresa de contabilidade e consultoria especializada em soluções para empresas. Entre em contato conosco para obter mais informações sobre nossos serviços.

A assessoria fiscal e tributária da Leymar vai além da realização da apuração dos tributos indiretos Federais, Estaduais e Municipais, escrituração de todos os Livros Fiscais, como o EFD-Escrituração Fiscal Digital e EFD-Contribuições, entre outros.

A Leymar entrega aos seus clientes uma prestação de serviço diferenciada, com profundidade e inteligência e com conferência de qualidade, minuciosa, auxiliando na busca de créditos e minimizando os riscos com o Governo (Fisco).

Como uma assessoria moderna e inovadora, desenvolveu uma ferramenta que busca automaticamente arquivos xml com certificado digital, reduzindo o trabalho de seus clientes.

Tudo sobre a DEFIS: Fique por dentro das obrigações fiscais da sua empresa!

Prezados empreendedores, hoje vamos falar sobre a Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS).

A DEFIS deve ser apresentada pela ME ou EPP optantes pelo Simples Nacional. As informações prestadas pelo contribuinte na DEFIS serão compartilhadas entre a RFB e os órgãos de fiscalização tributária dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios. 

A DEFIS deve ser entregue à Secretaria Especial da Receita Federal (RFB), até o dia 31 de março do ano calendário subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores dos tributos previstos no Simples Nacional. 

Portanto, em tese, a DEFIS relativa ao ano calendário de 2023 (DEFIS 2024) deve ser entregue até as 23h59min (horário de Brasília) do dia 31.03.2024. Entretanto, tendo em vista que essa data recaí em um domingo, recomenda-se que a entrega da DEFIS 2024 seja antecipada para a sexta-feira dia 28.03.2024. 

Nas hipóteses em que a ME ou EPP tenha sido incorporada, cindida, total ou parcialmente, extinta ou fundida, a DEFIS relativa à situação especial deverá ser entregue até: 

a) o último dia do mês de junho, quando o evento ocorrer no primeiro quadrimestre do ano calendário; 
b) o último dia do mês subsequente ao do evento, nos demais casos. 

Entrega em atraso: 

A pessoa jurídica que deixar de apresentar a DEFIS ou entregar fora do prazo estabelecido no subtópico 3.2 não incorrerá em multa pela entrega em atraso da declaração. 

No entanto, as apurações dos períodos a partir de março de cada ano no PGDAS-D ficam condicionadas à entrega da DEFIS relativa ao ano anterior. Assim, para realizar a apuração relativa a março do ano calendário vigente, a ME ou EPP deverá, primeiramente, transmitir a DEFIS relativa ao ano calendário anterior (caso a empresa tenha sido optante pelo Simples Nacional em algum período do ano calendário anterior). 

Vale ressaltar que a multa prevista é pelo descumprimento do prazo para transmitir as apurações no PGDAS-D, ou seja, se ME ou EPP deixar de prestar mensalmente à RFB as informações no PGDAS-D, no prazo previsto na legislação, ou que as prestar com incorreções ou omissões, hipótese em que estará sujeita às seguintes multas para cada mês de referência: 

a) de 2% ao mês calendário ou fração, a partir do 1º dia do 4º mês do ano subsequente à ocorrência dos fatos geradores, incidentes sobre o montante dos impostos e das contribuições decorrentes das informações prestadas no PGDAS-D, ainda que integralmente pago, no caso de ausência de prestação de informações ou sua efetuação após o prazo, limitada a 20%, observando-se que a multa mínima a ser aplicada será de R$ 50,00 para cada mês de referência; 

b) de R$ 20,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas. 
Assim, a título de exemplificação, no caso de apuração do mês de março de 2024, a ME ou a EPP deve, primeiramente, transmitir a DEFIS referente ao ano calendário de 2023 (caso a empresa tenha sido optante pelo Simples Nacional em algum período de 2023), sob pena de incorrer nas multas de que tratam as letras “a” e “b”. 

Conte com a Leymar para a entrega da sua DEFIS:

A assessoria fiscal e tributária da Leymar vai além da realização da apuração dos tributos indiretos Federais, Estaduais e Municipais, escrituração de todos os Livros Fiscais, como o EFD-Escrituração Fiscal Digital e EFD-Contribuições, entre outros.

A Leymar entrega aos seus clientes uma prestação de serviço diferenciada, com profundidade e inteligência e com conferência de qualidade, minuciosa, auxiliando na busca de créditos e minimizando os riscos com o Governo (Fisco).

Como uma assessoria moderna e inovadora, desenvolveu uma ferramenta que busca automaticamente arquivos xml com certificado digital, reduzindo o trabalho de seus clientes.